Modelos gerenciales

I: COACHING

El coaching es un proceso de aprendizaje interno y autoconocimiento. Se trata de extraer fuerzas de esas personas, ayudarlas a superar sus barreras y limitaciones personales para alcanzar lo mejor de sí mismas. Esta herramienta realmente permite ayudar a cada persona a conectar con su mejor versión.

CARACTERÍSTICAS

• La atención para potenciar las habilidades
• La habilidad de escuchar quién es el cliente/paciente, como persona, y el contexto en el que actúa.
• El uso eficaz del lenguaje
• El conocimiento de las estrategias comunicativas que permiten desafiar modelos de pensamiento disfuncionales.
• La atención continua que se presta para favorecer la autonomía y la responsabilidad del cliente/paciente
• Promueve nuevas estrategias de pensamiento.
• La atención que se presta a la producción de resultados concretos.

VENTAJAS

1.          Se enfoca en soluciones efectivas.
2.          Fomenta la autoconfianza, la autoestima y la seguridad.
3.          No es un proceso normalmente largo, es decir, se obtienen resultados rápidamente y se avanza más en los objetivos.
4.          Fomenta un esquema mental centrado en los buenos hábitos, la disciplina, la eficiencia y la eficacia.
5.          Al ser un proceso orientado al cambio, cada persona es consciente de lo que debe cambiar.
6.          Potencian la comunicación, la colaboración, la cordialidad, el compromiso y la orientación a resultados.
7.          Fomenta la empatía.

DESVENTAJAS

1.          Es una disciplina que no está regulada por ningún gobierno ni tampoco como una profesión universitaria.
2.          Las titulaciones en coaching son netamente privadas, por lo tanto, quien certifica o avala dichos títulos son entidades privadas o algún particular.
3.          Si no se aplica correctamente, puede producir en las personas el efecto contrario. Es decir, en lugar de transformarse profundamente, se quedan estancadas en un ciclo negativo de vida. 

II: EMPOWERMENT

Es una herramienta estratégica que fortalece el qué hacer del liderazgo. Se refiere al proceso de dotar de herramientas a un individuo, grupo o comunidad para alcanzar todo su potencial para el mejoramiento integral de su vida.

Permite que la persona pueda resolver tareas y problemas, lo cual hace que desarrolle mayor participación y, en consecuencia, mayor responsabilidad y sentido de pertenencia en lo que se dedica. De esta forma se obtienen mejores resultados gracias a que, agiliza los procesos, economiza tiempo y mejora el rendimiento.

CARACTERÍSTICAS

1.          Posee autonomía.
2.          Da apertura a nuevas ideas.
3.          Ofrece su apoyo.
4.          Transmite confianza y honestidad.
5.          Muestra reconocimiento a quien merece.

VENTAJAS

1.          Brinda nuevas oportunidades de crecimiento.
2.          Acelera la productividad.
3.          Aumenta la autoestima y motivación.
4.          Crecimiento del compromiso.
5.          Desarrollo de competencias, habilidades, destrezas.
6.          Mejores resultados.
7.          Ahorro de tiempo.

DESVENTAJAS

1.  No se perciben los cambios a corto plazo.
2.  Conlleva una capacitación superior a los clientes/pacientes para que estos estén preparados a tomar decisiones.
3.  En casos de trabajo, a veces puede surgir cierto abuso de poder y libertad por parte de los empleados.
4.  Puede llevar a una menor eficiencia porque las decisiones pueden no ser uniformes y optimizadas para los objetivos de la organización o empresa. 

III: BENCHMARKING

     Es un modelo gerencial que se basa en el análisis y estudio referencial de productos, servicios o procesos de empresas lideres y exitosas para hacer una comparación de estos con el funcionamiento de tu empresa, esto con el propósito de tomar inspiración y realizar mejoras. Benchmarking viene de la palabra “benchmark” en inglés que significa “referencia”. No se trata de imitar al pie de la letra, si no de aprender por la experiencia de otros cuales son las herramientas y procesos que generan buenos resultados, ajustándolo siempre a las características y necesidades de tu empresa. El análisis estratégico realizado por lo general se hace basándose en prácticas llevadas a cabo por empresas del mismo sector, analizando los errores y aciertos de estas empresas para extraer ideas aplicables a la realidad de tu organización.

CARACTERÍSTICAS

1.           Toma ideas exitosas de otras empresas como referencia para futuras estrategias
2.           Se basa en el aprendizaje de los demás para aplicarlo a tu empresa
3.           A través del análisis comparativo se pueden identificar desajustes en tu empresa
4.           Desarrolla planes de acción para adaptar mejoras a tu empresa
5.           Se lleva a cabo a través de metas comparables y comprensión de los procesos que caracterizan a las empresas exitosas.
6.           Existen tres tipos: interno, de competencia y funcional
7.           Busca disminuir el número de errores y costos

VENTAJAS

1.           Permite una mejora continua
2.           Se puede aplicar a cualquier tipo de proceso
3.           Se detectan con anticipación las nuevas tendencias
4.           Cada tipo de benchmarking ofrece un enfoque diferente, y pueden combinarse

DESVENTAJAS

1.          Recabar la información de otras empresas puede tomar mucho tiempo
2.          El análisis es generalmente realizado por expertos, lo cual genera altos costos
3.          Tomar la información de otras organizaciones puede conducir a problemas de carácter legal

IV: JUST IN TIME

Es un modelo gerencial que busca reducir todo a lo mínimo necesario, debe producirse únicamente lo esencial, en la cantidad necesaria y en el momento que sea necesario. El just in time tiene tres pilares básicos:

• Atacar los problemas fundamentales de la empresa: en la mayoría de los negocios, la cantidad de inventario suele ocultar los problemas subyacentes en los procesos, para solucionar esto, se deben atacar directamente las causas de los problemas y no solo enfocarse en los síntomas y sus efectos.
• Eliminar los excesos y procesos innecesarios: consiste en eliminar todos aquellos pasos y procesos que no le proporcionen un valor agregado al producto, de manera que se reduzcan costos, plazos de fabricación y mejora la calidad del producto. Algunos ejemplos de estos excesos son: sobreproducción, tiempo de espera, grandes inventarios, procesos repetitivos e inadecuados, productos con defectos.
• Buscar la simplicidad: se eliminan las rutas complejas y se le da prioridad a las líneas de flujo directas, en su mayoría unidireccionales.

CARACTERÍSTICAS

1.     Adapta los niveles de producción en función de las demandas del mercado, produce solo lo que este requiere
2.   Estandariza las operaciones, de modo tal que los niveles de producción sean equilibrados y utilicen la cantidad mínima de operaciones y recursos
3.   Reduce al máximo el tiempo de fabricación, por consiguiente, los tiempos de operación, transporte y espera también se reducen.

VENTAJAS

1.           Ahorro de tiempo
2.           Se evita la pérdida de material
3.           Se reducen los tiempos de entrega

DESVENTAJAS

1.     De la misma forma, los tiempos de entrega se pueden atrasar debido a que se cuenta con un stock limitado
2.       Suspensión de la línea de producción
3.       Las compras podrían generar menos ganancias ya que la producción no es en masa

VV: MEJORAMIENTO CONTINUO (KAIZEN)

Kaizen es una metodología que se emplea de forma diaria para el mejoramiento continuo de los individuos y la estructura social. 

Kaizen es una palabra de origen japonés compuesta por dos vocablos: Kai que significa “cambio” y Zen que expresa “para algo mejor”, de este modo significa “cambio para algo mejor”. Este término fue acuñado por el profesor japonés Masaaki Imai en sus dos libros sobre dicho tema, en los años 1989 y 1997.  Bessant y Caffyn citado por Suaréz (2007) sostienen que el Kaizen es un proceso de toda la organización que se enfoca en un continuo e incremental esfuerzo de innovación. Estos autores agregan, que este es un proceso planeado, sistemático y organizado que involucra a toda la organización, dando paso a lo que se denomina “control total de calidad”. Gil (1996) argumenta que esta metodología influye mucho más allá del lugar de trabajo, también lo hace a nivel social, familiar y personal.

CARACTERÍSTICAS

1.       Es un proceso continuo, progresivo y sin fin, debido a que se trata de un estado de búsqueda hacia el perfeccionamiento más que una meta en sí.
2.    Involucra a toda la organización, desde los altos mando y gerentes hasta los empleados de nivel operativo.
3.    Requiere del ánimo, motivación y compromiso de todos los miembros de la organización.
4.          Se percibe la compañía como una unión o colaboración.
5.   Considera que para conseguir una mejora constante de los resultados, es imprescindible mejorar los procesos.
6.     Procura que el diseño de los productos y/o servicios se centre en conseguir la satisfacción de las necesidades de los clientes.
7.        Postula el uso de técnicas sencillas de gestión de calidad, en lugar de complicados sistemas.
8.        Promueve que se busque la raíz causante de las posibles dificultades o problemas en lugar de ocuparse solamente de los síntomas aparentes.
9.        Se considera de gran relevancia la gestión eficaz del tiempo, ya que este es uno de los activos de la empresa que no se puede recuperar. 

VENTAJAS                

1.          Ayuda a ofrecer productos y servicios que cumplan con los requerimientos esperados, lo que permite mantener la preferencia de los clientes y a su vez,  aumentar las ventas.
2.          Al minimizar fallas en la calidad del producto, se ahorra gran cantidad de dinero y esfuerzo.
3.          Permite reducir y/o eliminar procesos repetitivos o erróneos, así como tiempos muertos para aumentar la productividad.
4.          Promueve al cambio positivo de la visión en la organización, y por lo tanto de las actitudes de los colaboradores. De esta manera, estos centrarán su energía en acciones que generen valor, además aumentará sus niveles de compromiso para aceptar los retos diariamente.
5.          Integra los avances tecnológicos, metodologías e innovaciones en los procesos.
6.          Fortalece las relaciones entre los colaboradores de la organización.

DESVENTAJAS

1.          Requiere de un buen liderazgo y disciplina, debido a que, es un proceso que se lleva a cabo a través de pequeñas acciones diarias, es decir, si llegase a ser implementado de forma incorrecta tomaría más tiempo conseguir los resultados deseados.
2.          En caso de implementarse en una organización muy conservadora o con jefes escépticos ante el cambio sería complicado ver aumentos tangibles en la productividad de la organización o el desarrollo de los objetivos llevaría más tiempo de lo necesario.
3.          Aunque es un proceso amigable que se puede realizar en cualquier lugar, para que se pueda notar sus efectos es necesario que lleve a cabo en toda la organización, lo cual requiere un gran compromiso y control, ya que, en empresas de gran escala esto puede implicar trabajar con cientos o miles de empleados.

VI: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Serna (1994) plantea que la planificación estratégica “es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro”.

Es decir, la planificación estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer el proceso mediante el cual las organizaciones toman sus decisiones, delimitan plazos y asignan recursos para la consecución de los objetivos trazados, tomando en cuenta  los cambios y demandas de su entorno.

CARACTERÍSTICAS

1.     Es un proceso que va desde el establecimiento de metas organizacionales hasta el desarrollo de planes detallados para asegurar la implementación de las estrategias.
2.       Es un proceso de tomas de decisiones colectivas.
3.       Se procura anticipar y decidir el direccionamiento de la organización hacia el futuro.
4.       Se identifican oportunidades y peligros.
5.     Prepara a la organización para que le pueda hacer frente a las contingencias que se puedan presentar.
6.       Promueve la eficacia al eliminar la improvisación.

VENTAJAS         

1. Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos: La planificación ayuda a reducir los niveles de incertidumbre y los posibles los riesgos, ya que analiza y explora las posibilidades futuras.

2. Genera compromiso y motivación: La planificación estratégica genera que los miembros de la organización se identifiquen con los objetivos trazados, lo que llevará a que se motiven por la consecución de estos.

3. Sirve a toda la empresa: Sirve como base para las demas funciones administrativas (organización, coordinación y control).

4. Es factible: Antes de ponerse en marcha toma en consideración la verdadera capacidad de la empresa y sus recursos disponibles.

5. Es flexible: Es lo suficientemente flexible con la finalidad de permitir cambios o correcciones cuando sea necesario.

6. Es permanente: La planificación es un proceso continuo, es decir, una vez cumplidos los objetivos, se deben proponer nuevas metas.

DESVENTAJAS              

1.   Dificultad de aplicación: Debido a que se trata de un proceso complejo, requiere mucha paciencia, disciplina y persistencia, esto para algunos puede ser una gran desventaja.

2.  Proceso que requiere mucho tiempo: Por ser un proceso largo, sopesando entre las ventajas y desventajas de la planificación estratégica, las empresas inmediatas terminan precipitándose.

3.  Alto costo para las pequeñas y mediana empresas: Esto se debe a que se necesitan esfuerzos adicionales, por ejemplo, para analizar el ambiente interno  de la organización y su entorno. 

VI: CALIDAD TOTAL

La Calidad Total, también conocida como Excelencia, se define como una estrategia de gestión dentro de la organización, cuyo objetivo principal es satisfacer de forma equilibrada las necesidades y expectativas de todos sus grupos de interés. Estos grupos de interés suelen estar formados por empleados, accionistas y la sociedad en general. 

Este concepto está muy relacionado con aquello que los profesionales del sector conocen como el ciclo Deming o PDCA, que corresponde a las siglas en inglés y traduce: Plan “Planificar”, Do “Hacer”, Check “Revisar” y Adjust “Ajustar”. Tiene como objetivo mejorar de forma continua la calidad de los productos  a través de estos cuatros paso.

CARACTERÍSTICAS

1.     Gran parte de los esfuerzos de la empresa se dedican a satisfacer las expectativas del cliente, tanto para la oferta de productos como de servicios.
2.   Los objetivos de la empresa deben estar alineados con la filosofía de la mejora continua.
3.    El desarrollo y crecimiento de las personas dentro de la empresa es tan importante como permitir que expresen su opinión.
4.   Cada toma de decisiones y desempeño de la gestión debe accionar desde el cuestionamiento y autoanálisis previo, a fin de mantener la mejora continua.
5.     Fomentar la mejora continua en relación con cada parte de la organización, es decir, tanto los clientes, como proveedores y todo el personal externo e interno, resulta primordial para alcanzar un nivel de calidad total.

VENTAJAS  

1.          El esfuerzo se concentra en ámbitos organizativos y de procedimiento competitivo.
2.          Se logran mejoras en un corto plazo, con resultados visibles.
3.          Contribuye a la adopción de procesos para los avances tecnológicos.
4.          Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad.
5.          Al reducir los productos defectuosos, también reducen los costos, lo que da lugar a un menor consumo de materia prima. Además, garantiza la calidad de los productos.

DESVENTAJAS

1.      Requiere de un cambio en toda la organización ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización.
2.      Puede llegar a ser un proceso muy largo y en ocasiones requiere de importantes inversiones.

VII: BALANCED SCORECARD (BSC)

Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral (en español), es una metodología utilizada para administrar y hacer seguimiento a la estrategia de una organización. Implica medir cuatro aspectos principales de un negocio: aprendizaje y crecimiento, procesos comerciales, clientes y finanzas.

La visión y la estrategia de una organización requieren una gestión activa para analizar los datos recopilados de dichos aspectos: El aprendizaje y el crecimiento se analizan a través de la investigación de los recursos de formación y conocimiento. Los procesos comerciales se evalúan investigando qué tan bien se fabrican los productos. La gestión operativa se analiza para rastrear retrasos, escasez o desperdicio entre otros. Las perspectivas de los clientes se recopilan para medir la satisfacción del cliente con la calidad, el precio y la disponibilidad de los productos o servicios. Los datos financieros, como ventas, gastos e ingresos, se utilizan para comprender el rendimiento financiero. Estas métricas financieras pueden incluir montos de dinero, índices financieros, variaciones presupuestarias u objetivos de ingresos.

En otras palabras, el BSC se refiere a una métrica de rendimiento de gestión estratégica utilizada para identificar y mejorar varias funciones internas de la empresa y sus consecuentes resultados externos. El punto fundamental es la recopilación de datos para proporcionar resultados cuantitativos a medida que los gerentes y ejecutivos recopilan e interpretan la información. La utilización de esta información sirve para tomar mejores decisiones para el futuro de sus organizaciones, ya que establece una representación visual de toda la estrategia y un acceso a la información de manera sencilla.

b)     CARACTERÍSTICAS

1.       El Balanced Scorecard tiene las siguientes características:
2.          Articula los factores que impulsan la estrategia de la organización.
3.          Le pone brazos y manos a la visión/misión.
4.          Permite, de forma concreta, entender la razón de ser de la organización y sus metas.
5.          Define en concreto las metas críticas para alcanzar el éxito.
6.          Permite su difusión a lo largo y ancho de la organización.
7.          Define el desarrollo de indicadores de desempeño para cada meta.
8.          Asegura que todos entienden los indicadores de las áreas y de la empresa en general.
9.          Comunica cómo estos están interrelacionados.
10.          Conecta cada medida a un sistema de retroalimentación formal.
11.          Integra la comunicación con la regularidad.
12.          Facilita la revisión de metas y acciones correctivas que puedan ser necesarios.

VENTAJAS  

1.Transforma la visión en objetivos medibles.

Su implementación permite traducir la visión de la organización en acciones concretas que puedan desarrollarse y medirse. Con este fin, una de las herramientas más importantes que introduce el Cuadro de Mando Integral son los indicadores (KPI’s) que ayudan a u unir la estrategia de una organización con los planes de acción. Es decir, son los indicadores los que ayudan a monitorear de forma concreta el desempeño de los objetivos de la organización. Los indicadores ayudan a medir la gestión, de modo que ayudan también en la optimización de esta, pues apoyan la implementación de las estrategias correctas para el cumplimiento de las metas. Los indicadores miden y ayudan a corregir errores en la estrategia.

Convierte la visión en iniciativas estratégicas o planes de acción que podrán ser medidas y ajustadas según las necesidades que se vayan creando.

 

2. Alinea toda la estrategia

Este método alinea todos los elementos que componen la planeación estratégica: Los indicadores están alineados con las iniciativas estratégicas, del mismo modo que las iniciativas lo están con los objetivos y las líneas estratégicas. ¿Qué quiere decir esto? que los esfuerzos de toda la organización están debidamente concentrados y alineados hacia la misma búsqueda de cumplimiento de metas. La configuración de un mapa estratégico organiza la estrategias en relaciones causa-efecto lo que fortalece el trabajo conjunto de todos los miembros pues evidencia las relaciones entre los esfuerzos de unos y otros.

 

3. Optimiza la comunicación entre miembros de la organización

Se requiere la creación de un mapa estratégico que permite una representación visual de toda la estrategia de la organización, de forma sencilla, por lo que todos tendrán claridad sobre la visión. Asimismo, si la comunicación interna se optimiza, cada miembro podrá transmitir de forma más eficiente el avance que ha tenido en sus labores en relación con el cumplimiento de metas. En este sentido, el seguimiento de actividades es mucho más efectivo y se puede tener certeza de cuáles son específicamente las actividades que están retrasando el desempeño de la organización.

 

4. Estimula transformaciones estratégicas

Uno de los beneficios más importantes del BSC, es que fomenta y fortalece la capacidad de aprendizaje, por medio de lo que se conoce como el “double-loop learning” o aprendizaje de doble bucle (en español).

 Usualmente, cuando una organización detecta un error en alguna de sus operaciones la corrige inmediatamente, pero no suele investigar por qué ha existido esta falla, es decir, no se remite a lo estructural, sino que únicamente soluciona lo operacional. El aprendizaje de doble bucle promueve la reflexión basada en las experiencias previas, por lo que su resultado será realizar cambios, incluso, a los mismos pilares estratégicos para optimizar el funcionamiento global de la organización.

 

Así es como el aprendizaje de doble bucle conducirá a que las organizaciones que la implementen no teman hacer transformaciones de fondo a sus iniciativas o indicadores estratégicos, pues constantemente existirá una revisión experiencial del comportamiento de la organización y se fomentará un crecimiento basado en el cambio y en la introducción de acciones de mejora periódicas.  

 

5. Da estructura a la estrategia

 El Balanced Scorecard es una forma estructurada y lógica de ayudar a la organización a garantizar que todas las áreas estén cubiertas de una manera fácil de entender. Esto ayuda a mantener sus objetivos en el centro, usa mediciones específicas para seguir el progreso y hace seguimiento a las iniciativas estratégicas para rastrear acciones.

El BSC permite a las empresas agrupar información y datos en un solo informe en lugar de tener que lidiar con múltiples herramientas. Esto permite que la gerencia ahorre tiempo, dinero y recursos.

 

6. Mantiene su estrategia a la vista y como foco de la generación de estadísticas

Dentro del BSC es esencial realizar la revisión periódica de su estrategia, y esto solo puede hacerlo si la estrategia está organizada. Las reuniones de análisis estratégico mensuales o trimestrales, combinadas con una actualización anual de la estrategia, garantiza que vuelva a referenciar su estrategia con regularidad y la vuelva el foco de su proceso de generación de estadísticas e indicadores clave.

El proceso de revisión de la estrategia le dará vida a la misma y hará que esta sea parte de la forma en que se administra la organización. Además, ayuda a conocer cuál es el estado actual de cumplimiento en la ejecución de la misma, con lo cual se estará en mejor posición para cumplir sus objetivos.

 

7. Mejora la gestión de la información

El BSC ayuda a las organizaciones a diseñar indicadores claves de desempeño para cada uno de los objetivos estratégicos. Esto asegura que la organización y cada una de sus áreas están midiendo lo realmente importante. Esto permite que los procesos de gestión de la información sean de alta calidad y permitan un mejor proceso de toma de decisiones.

 

DESVENTAJAS

1. A pesar de ser una metodología estructurada y con una lógica definida, existe demasiada información sobre el tema que puede resultar confusa y abrumadora.

2. Requiere un fuerte apoyo por parte de los gerentes para su mantenimiento y consecuente éxito.

3. Si la cultura empresarial o la manera en que se toman decisiones no se ajusta a la estructura lógica que da el cuadro de mando integral, pudiera entenderse esta metodología como muy rígida.

4. Al momento de administrar el Balanced Scorecard, esta puede verse como un problema difícil de manejar, cuando en realidad puede ser la utilización de herramienta no adecuadas (Excel o PowerPoint, ya que su utilización puede generar costos ocultos).

 

IX: MODELO GERENCIAL: Speak Now

Para nuestra empresa Speak Now, escogeríamos el modelo Empowerment y Kaiz
en.

Por su parte el Empowerment traería consigo principalmente la aplicación de conceptos de confianza, valoración y respeto por nuestros colaboradores, haciéndoles ver que todos son responsables ante la organización de su aporte en el trabajo, y también asumiendo que su parte humana es importante para nosotros, practicar el reconocimiento, así como ser comprensivos en atender sus expectativas y problemas.  Nos comprometeríamos a crear esos espacios en las que los colaboradores accedan hacia su desarrollo personal y la autonomía psicológica que les permitirá crear e innovar y por ende mejorar su trabajo (por ejemplo, en el caso de los profesores, estos podrían aportar sobre innovadores y eficaces métodos de enseñanza en idiomas).

De este modo se gestionará en los colaboradores además de la autoconfianza también la confianza con su equipo de trabajo, lo que significa que tienen la libertad de dar su opinión dentro de los valores establecidos, así como proponer mejoras significativas (Kaizen) y continuas en el tiempo, que permita fortalecer los sistemas, procesos y métodos de trabajo, las cuales pueden tener un impacto mucho mayor, ya que, al convertirse en hábitos, generaran resultados permanentes.